第一章  目的
为规范北京市西城区律师协会（以下简称“西城律协”）费用报销行为，不断完善财务内部控制制度，提高经济效益，依据第一届北京市西城区律师协会理事第四次会议通过的《北京市西城区律师协会财务管理办法》、《经费使用管理办法》特制定本规范。

第二章  适用范围
本规范适用于西城律协秘书处及各工作委员会等。本规范的费用报销包括西城律协的日常费用报销、各工作委员会的会议费用、活动经费等支出的报销。

第三章  费用报销的审批

第一节     预算控制
财务工作委员会（下称“财委”）对西城律协公共费用及各工作委员会的费用支出进行预算控制。西城律协按预算合理使用各项费用支出，严格控制各项费用的开支，以勤俭节约、物尽其用为原则。费用支出超出预算的，按照西城律协相关规定报请会长会同时通报监事会申请增加额度，增加额度被批准后方可使用。

第二节     事前申请制度
所有费用支出划分为两类：需提前审批的支出和无需提前审批的支出。
一、需提前获得批准后方可支出的事项：
指在相关预算外费用支出发生之前，支出的发起人或经办人应提前提出申请，申请需经会长会审批通过，并以邮件形式发送至西城律协秘书处财务主管备案。
原则上此类支出经会长会批准后，相关工作委员会主管副会长及主任在相关经费使用前应至少提前一周以邮件形式通知西城律协秘书处财务主管，再由主管相关活动的秘书或主任办理相关借款手续。
二、无需提前获得批准即可支出的事项
主要指相关预算内费用支出，包括：市内交通费、快递费、各工作委员会的预算内费用等。
原则上此类支出经相关工作委员会主管副会长及主任在相关经费使用前应至少提前一周以邮件形式通知西城律协秘书处财务主管，再由主管相关活动的秘书或主任办理相关借款手续。

第三节     报销时限

取得正式发票后，经办人应在活动结束之日起10个工作日（即2周）内报销，并确保当年票据当年报销。为了保证财务信息的及时性和准确性，经办人应尽可能保证报销申请不跨月。跨年报销申请，不予办理。

第四节     报销流程
1、经办人取得报销所需相关发票及支撑性文件（会议通知、签到表、会议纪要等）；
2、经办人完整填写支出凭单，原始票据应按照费用的不同类别（如：交通费、住宿费、招待费、办公用品等）分类报销。如多种类型原始票据同时报销时，须在支出凭单后另附一张票据明细表（见附件一），表上写明各类型费用金额及票据张数。原始发票须按顺序、分类、整齐粘贴在票据粘贴单上，各类别金额合计须与原始票据金额合计一致。不得使用回形针或订书针固定票据，以免造成票据的缺失。
3、各工作委员会主任对该报销单进行审核签字，即对该相关事项的真实性、合理性、合规性进行审核；
4、各工作委员会主任对相关事项审核签字后，由主管副会长签署意见，最后由会长签字后方可报销；
5、西城律协秘书处财务主管一方面对相关事项的性质是否属于预算支出范围及金额是否在预算总金额内进行审核；一方面进行财务复核。财务复核主要指对相关票据及支撑性文件的合法合规性、有效性、完整性及其真伪进行核查；
6、上述复核后西城律协秘书处出纳办理相关付款事宜。

第五节     审批权限
各工作委员会主任负责其委员会费用报销的审批，对于超出各工作委员会可支取额度范围的支出，财务有权拒绝支付。公共费用支出由西城律协秘书处负责审批。

第六节     审批时限
各审批人员接到报销申请后应在3个工作日内出具审批意见。

第七节     财务稽核和付款时限
收到报销单之日起于5至10个工作日内进行会计稽核并对符合规定的报销单付款，对不符合规定的申请退回报销人，报销人应补充有关资料后重新提单。

第四章  费用支出的财务审核

第一节     原始票据及报销附件
一、原始票据
报销所使用的外部发票必须是由相关税务部门监制的正式发票或是财政部门统一印刷的收款收据。发票抬头应使用“北京市西城区律师协会”全称，发票内容须填写齐全，并注意是否漏盖发票专用章。经办人对原始发票进行复核，对其真实性负责。
金额500元以上的发票应要求提供由出票人盖章的明细表。
讲课费等劳务报酬支付应填写劳务费支出凭单，见附件三。
对以下票据有权拒绝办理报销：由非税务、财政机关监制的发票；项目不齐全（单位名称不完整、不正确），发票金额大小写不一致，金额涂改，内容不真实，字迹不清楚的发票；发票内容与开票单位性质不一致的发票；没有加盖财务专用章的收款收据或者没有加盖发票专用章的发票；伪造、作废、过期以及其他不符合税务机关规定的发票（如：机打发票号码与印刷发票号码不一致）。
二、报销附件
报销附件包括采购需求申请单复印件、合同复印件、出差申请单复印件、会议纪要等。报销附件具体内容依报销内容而定，请参照本报销规范第五章中关于各项费用的具体要求。
涉及一个合同，多次付款的情况的，首次付款需要附上合同复印件，随后的付款在报销单上写上合同号，并附上合同主要条款页，特别是付款页及签字页复印件即可。

第二节     报销款项支付方式
西城律协内部各类个人报销款项全部以现金形式报销。
对公支付主要通过银行转账，原则上对市内企业用转账支票支付，对市外企业用电汇支付。

第三节     严禁不实和违规报销
报销的费用必须是为西城律协工作所需发生的实际支出，并遵循西城律协的审批权限等相关规定，以下违纪违规情形（包括但不限于）将不予报销并追究相关人员责任。
1、一笔业务通过开具多张发票来减少单张发票的金额，或将一次支出取得的多张固定金额发票分次报销；
2、违反“谁经办谁提单”原则,本人支出、下级代报销、本人批准，以回避西城律协审批权限的规定；
3、使用不合规发票（包括但不限于涂改发票内容及金额、虚构经济事项、使用非税务、财政机关统一印制的发票等）。

第五章  费用支出范围和报销标准

第一节  市内交通费
市内交通费包括因联系工作等公务发生的交通费或其他公务需求发生的交通费用。
一、市内交通费的管理
因公务发生的各种市内交通费用经各工作委员会主任或副主任审核后，予以报销。因公务需要租用大型车辆或其他车辆的，由西城律协秘书处统一办理并负责办理报销事宜。
二、市内交通费的报销
市内公务交通费的报销实报实销。
报销人应提交交通费报销单，并在明细表中填写事由等明细信息，并附上相应交通发票，按第三章第四节所述报销流程进行报销事宜。
交通费报销单应分类统计各类发票，列明每类发票金额合计数、票据张数、金额总计数等，以便进行财务审核。对于票据金额模糊的发票，请在票据空白处用铅笔标注实付金额，否则按可辨认最小金额报销。

第二节  办公费
办公费主要包括办公用品、书刊杂志、办公用IT类配件耗材、印刷及复印品等。
一、办公费的管理
日常办公费实行预算管理，由西城律协秘书处统筹管理，并依据经审批的需求申请单负责相关的采买及费用支出的报销。
二、办公费的报销
日常办公用品和书刊杂志等物件采购费用由西城律协秘书处按照实际需求及预算具体办理采购，并由实物保管员办理相关领用手续。报销时，由经办人提交报销单、费用明细单、领用单、发票，按第三章第四节所述报销流程进行报销事宜。
其他非采购性质的日常办公费用报销时，由经办人提交报销单，并附发票及合同复印件等，按第三章第四节所述报销流程进行报销事宜。
办公用品及其他办公费用，应与工作需求密切相关，经西城律协秘书长审批后予以报销。
报销人应提交办公费报销单，并在明细表中填写事由等明细信息，并附上相应办公费发票，按第三章第四节所述报销流程进行报销事宜。
办公费报销单应分类统计各类发票，列明每类发票金额合计数、票据张数、金额总计数等，以便进行财务审核。

第三节  通讯费
通讯费主要是指与经营管理相关的固定电话、办公网络使用费、移动电话等通讯费用。
一、通讯费的管理
办公固定电话费、办公网络使用费由西城律协秘书处统一据实报销，并提供合同、协议或业务办理凭证作为附件。
西城律协秘书话费实报实销。
 二、通讯费的报销
话费报销时，发票付款人名称应尽量为“北京市西城区律师协会”；发票付款人为个人的，话费报销需提供本人手机运营商提供的按月份打印的通讯服务费发票，每人只能报销在西城律协预留的手机号码的相关费用。
通讯费用报销时，由报销人提交报销单，按第三章第四节所述报销流程进行报销事宜。

第四节  车辆费

车辆费指西城律协因公租用车辆所发生的费用。
租用车辆所发生的费用由西城律协秘书处统筹管理，并负责相关成本费用的报销。
车辆费报销时，由经办人提交报销单，按第三章第四节所述报销流程进行报销事宜。

第五节  会务费
会务费：指为西城律协的会议所支付的费用，包括会议场地租赁、住宿、餐饮、会议交通、资料、杂费等相关费用支出。如果委托第三方承办会议需签订合同或协议。
一、会务费的管理
会务费由费用开支部门按年度预算进行管理。
二、会务费的报销
会务费报销，由会务费开支部门经办人提交报销单，并提供会务签到表、会议通知、会议纪要等西城律协认为需要的支持性文件作为附件。会务费发票应是服务业发票或宾馆旅业发票。具体程序按第三章第四节所述报销流程进行报销事宜。

第六节  招待费
招待费是指因工作需要发生的餐费等相关支出。
一、招待费的管理
招待费的管理原则:采用预算控制，季度预警。
招待费按照西城律协规定的限额进行控制，由费用开支部门进行严格控制。费用开支部门编制本部门招待费预算，经西城律协会长会批准后，由费用开支部门组织实施，对超预算部分不得报销。
二、招待费的报销
招待费按照票面金额实报实销。报销人在提交招待费报销单时应按实际招待情况填报，按第三章第四节所述报销流程进行报销事宜。

第七节  邮递费
邮递费是指西城律协因工作需要发生的邮寄、快递等费用。
日常邮递费由西城律协秘书处统筹负责，并负责相关报销手续。
邮递费报销时，由经办人提交报销单，按第三章第四节所述报销流程进行报销事宜。

第八节  房租、物业及水电费
指西城律协为日常办公租用房屋所发生的租赁费，及租用房屋所发生的物业、保洁、保安、水电费。
房租物业及水电费实行预算管理。房租物业及水电费由西城律协秘书处统筹管理，并负责相关成本费用的报销。
房租物业及水电费报销时，由经办人提交报销单，附合同等相关附件，按第三章第四节所述报销流程进行报销事宜。

第九节  网络服务费等相关费用
网络服务费等相关费用是指租用其他公司软件或者服务器等网络的使用费和西城律协零星购入金额较小、更新较快、各类软件的费用，包括版权费、年使用费等。
网络服务费等相关费用实行预算管理。网络服务费等相关费用由相关需求部门管理，并负责相关成本费用的报销。
软硬件使用费报销时，由经办人提交报销单，附合同等相关附件，按第三章第四节所述报销流程进行报销事宜。

第十节  福利费
福利费指西城律协用于工作人员医疗、补助以及其他福利事业的经费，福利费在费用发生时据实列支，由西城律协秘书处统筹管理，并负责相关成本费用的报销。
福利费报销时，由经办人提交报销单，附合同等相关附件，按第三章第四节所述报销流程进行报销事宜。

 第六章  附则
其他未尽的成本费用项目报销事宜均参照前述第三章和第四章的要求执行。

2、票据粘贴具体要求

1)  同类业务、相同内容票据、请连续粘贴；同类票据中金额相等的票据请连续粘贴；房租、通讯费、住宿单据按照类别分别粘贴，不得与其他票据一起粘贴；

2)  请使用正规真实的发票(必须为真实的发票，付款人名称为“北京市西城区律师协会”，必须有对方章、必须有大小写)；